如何做好建筑施工企业合同管理工作

 如何做好建筑施工企业合同管理工作

一、合同主体的识别选择阶段

    工程管理人员都知道，对于一个建设项目，选择了一个优秀的施工单位，在某种程度上来说，就成功了一半；甚至项目经理的优秀称职程度，就决定了项目的最终结果。好的优秀的施工单位具有自己精专的优势领域，而普通的一般意义上的合格的施工队伍的施工往往具有不确定性，给工程的质量、工期和造价带来很大的风险。某单位的艺术楼采用公开招标的方式录用施工队伍，在技术标差异不大的情况下，只有一个资质最低的单位商务标合格，其他单位的报价都超出了规定的范围。低资质单位中标后，人员和施工机具无法按计划到位，质量和工期都大打折扣，投资严重超额，领导和群众都极为恼火。究其原因，是建设单位对承担施工任务单位的风险认识不足，危害严重性评估不够。还有的施工单位没有资质借用资质，有的低资质借用高资质，还有的私自转包、分包给低资质甚至无资质单位。应当说，建设领域较为普遍地存在建设工程合同主体与合同执行主体不一致，即建设领域中的挂靠、转包、违法分包等行为。 

    《中华人民共和国建筑法》规定：禁止施工企业超越本企业资质等级许可的业务范围承包工程，禁止其他单位使用本单位的资质证书、营业执照以本企业的名义承接工程。施工单位为规避这一法律规定，采取无施工资质或低施工资质的施工单位利用挂靠高施工资质施工单位，签订施工合同，承接施工任务，以至当前建设领域存在一种普遍现象即：一级施工队伍中标，二级施工队伍签合同，三级施工队伍甚至无等级施工队伍施工。由于挂靠方式的出现，合同签订单位具有相应的民事行为能力，但实际承建单位却不具备相应的施工资质及完成建设任务的能力。于是建设过程中，建设工程纠纷增多，国家建设项目遭到一定的损失。 

    为了避免上述风险的发生，建设单位必须高度重视参加投标单位的考察工作，对其身份、资格、能力进行认真审查确认。合同主体的审查是合同审查中首先要确认的问题，合同当事人的身份和资格是直接关系到合同是否有效、能否履行的先决条件。就施工合同主体资格审查而言，建设单位签约前应首先对施工方资信等重大事宜进行细致调查，才能从源头控制风险。 

    二、施工合同签订过程中

    1、签约准备阶段

    签约准备阶段是全部合同工作的基础，加强这一阶段的调查工作对风险控制和合同管理具有特别重要的意义。

    建设方应做好对对方组织合法性，即权力能力和行为能力的调查。虽然施工单位目前多是通过招标的方式确定的，招标前已经对对方的资质情况进行了审查，但是真正签订合同前再进行进一步的专业调查，堵塞一切可能的漏洞，防范风险还是非常有必要的。对方是建设单位的，应调查其是否是依法登记注册的正规同单位，是否具备法人资格；如果是法人下属单位，应查清其法人单位是谁，其与法人单位是何种关系；如果是法人单位的代理，对方是分包商，我们应确认对方是否具有相应资质条件，而且还要调查其是否确实具备相应施工能力。 

    2、签约协商阶段

    协商是就未来将要订阅的合同的主要条款交换意见，达成合同的过程，这一过程在合同法上称为要约和承诺。在建设施工合同签订中一般表现为招标、投标和中标。在协商过程中，一定要把自己的意思准确全面的表达出来。并对对方的意思表示进行认真分析。根据《合同法》、《招标投标法》的规定，在招标投标过程中要注意以下问题：招标文件在性质上属于要约邀请，不具有法律约束力，但它的内容对后续的中标签约和施工影响很大，必须予以重视。要注意分析招标文件中给定的项目性质、技术要求、工程相关条件以及给定的主要合同条款，对其超出自身条件和可能导致违法违规的要特别注意，应在标书中对其进行适当处理。 

    投标文件是非常关键的，除为中标服务以外，它还是签约过程的要约，对合同的影响极大。 

    作为要约，投标文件可以补充、修改、撤回和撤销。根据《合同法》规定，要约在到达受要约人之前可以撤回，在受要约人发出承诺通知前可以撤销；《招标投标法》规定，投标文件在要求提交的截止时间前可以补充修改和撤回。 

    经开标、评标过程，一旦定标，意味着承诺的产生。要约一经承诺，合同关系即告成立。所以定标以后，不允许再对招投标文件进行擅自变更。《招标投标法》规定，中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。中标通知书发出后，招标人改变中标结果的或中标人放弃中标的，承担法律责任。 

    3、合同条款确定阶段

    建筑施工合同是法定书面合同，必须注意运用妥善的词句将协商座谈过程中的条款用书面形式确定下来。在确定条款时应注意以下问题：格式合同文本的全面性完整性。建设工程施工是一项复杂的系统工程，施工合同约定条文不能过于简单。过于简单的合同文本意味着不确定性的增加。建设单位审查合同时应就合同内容是否完整、全面，风险分担是否合理等进行全面审查。尽量避免看似省事的合同条款，应当努力从自身的角度出发，将所能预计到的一切情况均在合同中加以约定。 现实中的建设方或建设方所在地主管部门印制的合同文本，往往不能注意到具体工程事项的特点，规定死板，过于原则化，经常存在这样那样的缺点。《合同法》对格式条款作了明确限制，应高度注意对合同必须逐条认真审核，添加自己认为应该规定的条款。一般应注意添加：项目履行中各方明示代表外的其他人的行为效力；工程功效下降的计算方式及损失赔偿范围；工程停建、缓建，中间停工时的退场、现场保护、工程移交、结算方法和损失赔偿范围；工程进度款拖欠情况下的工期处理；工程中间交验或建设单位提前使用工程部分的保修问题；合同外工程量的计价原则和签订程序；建设单位原因造成工程竣工验收延期情况下的工程结算程序和法律责任；工程尾款的回收办法和保证措施，等等。 

    合同索赔条款的确定。建筑施工中的索赔现象在涉外工程承包中运用较为普遍，在国内工程建设中还处于起步阶段。我们应当做好合同规范工作。在合同中明确具体的规定施工方的义务，在责任条款中规定索赔条款，在施工方不履行约定义务或履行义务有瑕兹，或不配合不协作时，可以进行索赔。这种索赔条款是必要的。对引起索赔的原因和索赔方式，索赔量可以专门规定，也可以借助相关法律或其它合同条款来实现。FIDC摘要所提供的可索赔条款及可调事项是比较有权威的，我们在工作中可研究借鉴。 

    合同价款的确定。对于设计工作达到一定的深度，边界条件较清楚，工程量变化不大，施工难度小的项目，要采用固定价合同方式，以求得自身风险最小。对于不能全部采用固定价的合同，尽量加大固定价的比例，然后对可变部分进行具体要求。如有的建设单位采用中标价加现场签证方式结算时，对签证结算部分严格要求， 偏差在0.5%以内时，同比下浮；偏差超过0.5%时，加倍处罚；偏差超过2%时，取消该施工单位今后投标和施工的资格。 

    4、合同审定签字阶段

    这是合同签订的最后阶段，建设工程合同关系虽经承诺，但一般需要经过签字盖章才能正式生效。所以，这一阶段一定要对合同做最后把关。首先，要对前述阶段进行审核，检查是否存在疏漏，及时解决问题；其次签约过程中前述阶段一般由专门人员具体承做，往往不能综合企业和工程全局，所以，企业负责人员一定要在这一阶段对合同进行通读，从全局和整体出发，对合同条文进行审查。 

    三、合同履行阶段

    加强合同履行管理。建设工程施工合同管理，是指各级工商行政管理部门和其他有关主管部门以及合同当事人根据法律法规和自身的职责，对建设工程施工合同的签订和实施进行指导、监督检查和管理。工程施工阶段合同管理的目标是保证工程项目建设目标的实现。 

    实施有效的合同实施控制。为了保证工程项目施工按计划、有秩序地进行，保证正确地履行合同，就必须对工程项目实施进行严格的合同控制。 

    建立合同实施保证体系。设立专门的合同管理机构和人员。合同管理的任务必须由一定的组织机构和人员来完成，要提高合同管理水平，必须使合同工作专门化和专业化。 

    合同履行分析，落实合同管理责任。建设单位在合同实施过程中的基本目标就是圆满地完成合同规定的任务。在合同具体实施单位和分承包商的具体工程活动中，必须熟悉合同规定，明确自己的责任，用合同指导工程实施的工作。 

    建立合同管理工作程序。在工程实施过程中，合同管理的日常事务工作千头万绪，极易引起管理的混乱。为了避免混乱现象，使合同管理工作有序、有效进行，必须建立合同工作程序，规范合同管理工作。 

    建立报告和行文制度。在承包商工程施工过程中，要建立严格的报告和行文制度，尤其是涉及承包商与业主、监理工程师、分包商之间的有关问题都应以书面形式作为最终依据。这是合同法规定，也是工程管理的需要。 

    建立文档管理系统。在工程合同管理过程中，一方面需要大量的资料，另一方面产生大量的资料。因此，建立合同文档系统，科学、系统地整理和保存工程施工中各有关事件和活动的一切资料就非常重要。 

    实施有效的合同监督。合同责任是通过具体的实施工作完成的。合同监督可以保证合同实施，按合同结果进行。合同监督可以分为：

    （1）对施工单位、监理工程师进行合同监督。 

    （2）对其他协作方的监督。 

    （3）现场监督各工程小组、项目小组或分包商的工作。 

    （4）对各种文件合同方面的审查和控制。 

    进行合同跟踪。在工程实施过程中，由于实际情况千变万化，常常导致合同实施与预定目标的偏离。如果不采取措施，这种偏差常常从小到大，逐渐积累，对合同的履行会造成严重的影响。跟踪合同实施过程，就可能达到合同总目标。此外合同跟踪还能使项目管理人员一直清楚地了解合同实施情况，对合同实施现状、趋向和结果有一个清醒的认识。 

    合同评价和判断。在合同跟踪的基础上，进行分析、评价和预测。不论是对正在进行的，还是对将要进行的工程施工都有重要的影响。合同评价可以对实际工作资料进行分析，整理或通过对现场的直接了解，获得反映工程实施的信息，分析工程实施文件的差异及其原因、影响因素、责任等，确定各个影响因素由谁及如何引起，按照规定，应由谁承担及承担多大责任，提出解决这些差异和问题的措施、方法。 

    总之，通过准确识别建设工程合同签订和履行各阶段中的风险，正确评估其危害，加强合同的管理，一定能避免或减少风险，大大提高建设资金的使用效益，确保建设项目按期高质量地完成。