工程采购、分包及合同管理优秀做法讲解

 采购管理的重要性

工程行业的采购，狭义的采购是指建筑工程材料、工程设备的采购；广义上还包括工程（建设）项目实施单位的采购、工程项目服务等的采购。

目前很多管理规范的企业都设置了专业的采购管理部门，有些企业的采购管理部门既做狭义的采购、也做广义的采购。有些企业将工程（建设）项目实施单位的采购、工程项目服务等放在工程（项目）管理部门里面。不管其采购的组织机构如何设置，其管理的职能是一样的。

本文站在广义的工程采购的视角，和大家探讨有关工程采购。采购是工程项目成本控制的源头，工程项目大部分的成本是在采购阶段确定和实际消耗掉的。

采购的方式

一般来说，所有的采购都采取公开招标、邀请招标的方式确定。为什么采购要以招投标的方式进行呢？而不是直接指定对应的单位呢？

首先，这是基于我国的建筑市场法制化、规范化管理的要求。

最新的《中华人民共和国招标投标法》（2017年12月28日起施行）第三条明确规定：

在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标：

（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；

（二）全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；

（三）使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。

前款所列项目的具体范围和规模标准，由国务院发展改革部门会同国务院有关部门制订，报国务院批准。

法律或者国务院对必须进行招标的其他项目的范围有规定的，依照其规定。

其次，通过招标，可以使工程造价更加趋于合理、便于发包方有效控制；

第三，从发包方视角看，可以选择到合适的或自己想要的合作单位；

第四，招投标制有利于规范价格行为，遵循公开、公平、公正的原则，有利于采购从业人员的廉政廉洁，可以有效遏制建筑领域中的腐败现象。 

业主在选择对工程项目进行发包的时候，一般采取公开招标的方式；工程总承包方在选择工程分包单位时（施工单位、设备材料供应商），一般采取邀请招标的形式。当然还有些特定的具有唯一性、专利性的供应商采购还可采取单一来源采购等方式确定分包单位。 

采购的管理

采购的管理分两个层面：一是公司管理层面，二是实施操作层面。

1、公司管理层面

（1）首先要建立采购管理体系，作为指导采购工作的规范性文件，其中涉及到采购的流程、职责分工、合格供应商库（长名单）的建立、短名单的确定、招投标程序等内容。

（2）企业层面要需要构建合格供应商库，也即俗称的“长名单”。

为什么要建立采购“长名单”？“长名单”的建立是工程采购管理的基础性工作，是为了保证采购行为的合法、合理性。以工程总承包项目采购为例，在实际操作中，大多会选择邀请招标的方式。我国《招标投标法》第十七条规定：招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。

而在选择投标方的时候，为了避免暗箱操作、符合国家的相关审计要求，同时也为了保障发包方的利益。在选择的时候，需要对投标方的制造能力、装备、人力、业绩、信誉等进行审核，而这些工作可以通过建立采购“长名单”解决，从而提高快速选择合适、合格供应商的工作效率。

合格供应商库的建立，必须严格进行资格预审、考察等，如遇发包方指定的和/或首次合作的，也要严格进行资格预审、考察，审核合格的方可纳入。合格供应商的管理是动态的，有配套的淘汰机制，在业务活动实践中发现有新的适宜的合格供应商，应及时补充，每个工程项目结束后，要对施工单位、设备材料供应商进行评价；发现有信誉、能力下降的原合格供应商，应从合格供应商名单中删除。

（3）邀请招标的对象，也即俗称的“短名单”，必须来源于“长名单”。

通过以上合格供应商库的管理，可以减少不必要的支出和采购管理部门的工作量，提高采购效率。

（4）招标的程序一定要合法。在采购过程中公司的招投标委员会、纪委等还需要全过程参与监督，以保证整个招投标过程的合法性，同时也规避了公司的风险。该走的程序、该有的资料，必须要有对应的文字记录，避免低级错误的出现，这也是审计规范的需要。

2、实施操作层面

2.1 设备材料采购

（1）在采购工作实施过程中，采购人员除了要熟悉整个招投标流程外，还要适当的了解设备材料规格、技术要求、行业规范等等，否则他很难将技术要求传达给供应商。

（2）对于重大设备材料，采购人员还要做好现场的监造及检查工作，以保证质量、到货期。

（3）材料到场后，要做好四方（分别是业主方、监理方、总包方、分包方）签证交接等工作。

（4）关键设备的安装、调试。采购人员与技术人员要做好与设备厂家的沟通问题，必要时应要求设备厂家免费上门指导维护；过程中，现场施工经理要配合做好设备的复核及监督工作。

2.2 施工分包采购

（1）重点做好分包招标标底价的编制。工程经济人员要熟悉和了解项目所在地的工程建设标准定额。工程分包招标标底属于公司机密，要做好保密工作。

（2）招标文件编制完成后，必须组织进行评审，以便于准确的把握相关技术和商务招标条件，避免错漏项。笔者参加过很多项目的招标、评标工作，很多招标文件漏洞百出，导致分包方报价不均衡、不合理，也不利于准确的通过评标选择合适的分包商。

（3）确定合适的合同计价方式。是采用固定总价、固定单价还是混合计价方式等。需要根据自身的管控能力以及项目的特点来选择。

采购合同的管理

比较成熟的公司，都会形成标准化的合同文本，一般按照标准合同文本来进行合同的签约。

1、合同谈判要注意分技术谈判和商务谈判，要注意双赢、合理的工期、合理的费用等原则。

2、合同评审要注意各个部门都要参与，市场经营、工程（项目）管理、技术、质量安全、财务、法务等，都应该站在各自的视角进行评审，并提出意见。

3、合同实施要注意变更、签证和索赔管理。所有的变更、签证一定要走公司的审批流程；合同索赔分为工期索赔、款项索赔，索赔也有很多技巧，有句话叫“索而不赔”，后续有机会再和大家深入探讨。

4、注意在合同中约定进度里程碑节点，根据节点付款。同时设立对分包商奖罚的条款，一般奖罚对等，如提前一天奖励多少、延迟一天处罚多少，最多多少金额封顶。在实施过程中项目部要注意文档资料的收集整理，为奖罚做好资料准备。

5、还要注意在合同中对QHSE条款进行约定，做好现场的防护措施及文明施工的管理要求；以及对现场人员的违章处罚措施等，都需要在合同中约定，否则现场总包方对施工分包方人员违章处罚没有依据。 

以上是笔者在工程采购、分包及合同管理的实际工作中的一些感悟，希望对大家的工作有所帮助。