住房城乡建设部关于新形势下进一步加强城市建设档案管理工作的通知

住房城乡建设部关于新形势下进一步
加强城市建设档案管理工作的通知

各省、自治区、直辖市住房城乡建设厅（委、管委），北京、天津、上海市规划和自然资源委（局），新疆生产建设兵团住房城乡建设局：

　　城市建设档案（以下简称城建档案）是城乡建设活动的真实记录，是城市规划、建设、治理工作的一项重要内容，是城乡建设高质量发展和人民群众生命财产安全的重要保障。做好城建档案管理工作，是住房城乡建设部的一项法定职责。近年来，一些地区出现了城建档案管理工作弱化、工作方法简单、重承诺轻监管、不按规定移交等问题。为做好新形势下城建档案管理工作，进一步提高城建档案工作质量和水平，现将有关事项通知如下。

　　一、总体要求

　　坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要论述和指示批示精神，扎实履行“为党管档、为国守史、为民服务”职责，完善制度、创新机制、强化信用约束，建立事前告知、事中指导、事后信用监管以及责任追究的城建档案管理工作机制，加强常态化监督检查，及时发现问题、处理问题，坚决杜绝“重结果轻过程，只承诺不监管”，以及档案不完整、不真实、不移交等问题发生，切实把城建档案作为城市规划、建设、治理的一项重要工作任务抓好抓实，充分发挥城建档案在城市建设高质量发展中的支撑和保障作用。

　　二、完善城建档案移交工作制度

　　（一）健全归档工作机制。各地负责城建档案管理工作的主管部门（以下简称城建档案管理部门）要按照工程建设项目审批制度改革要求，健全城建档案移交工作制度，加强城建档案形成全过程的管理，创新归档工作方法，优化归档工作流程。探索建立房屋建筑及市政工程全生命周期档案管理新机制，实行一项目一档案统一管理，加强房屋建筑及市政工程改建、扩建、修缮维护、加装电梯等涉及结构装修改造的档案移交管理，全面提高城建档案移交工作质量。

　　城建档案管理部门在核发建设工程规划许可或施工许可时，要通过工程建设项目审批管理系统，一次性告知建设单位收集、整理、移交建设工程档案的有关要求，开展线上线下一体化的归档业务指导服务。加快建立和完善与工程建设同步完成工程文件资料归档工作机制，实行与工程建设同步分阶段移交档案的工作制度，确保建设工程档案连续性、完整性和真实性。

　　（二）加强应归尽归、应收尽收工作制度建设。城建档案管理部门要对本地城建档案实行集中统一管理，制定切实可行的应归尽归、应收尽收工作举措。要明确要求承担建设工程规划、勘察、设计、施工、监理的单位和个人，在工作任务完成后同步交付一套完整的建设工程档案。市、县城建档案馆（室）要按照《城市建设档案管理规定》第五条规定范围，对城建档案应收尽收。城建档案管理部门要抓紧摸清建设工程竣工六个月后尚未移交建设工程档案的工程项目底数，采取广泛宣传、多渠道收集、公开征集、信用评价等办法，查漏补缺，保证建设工程档案的齐全和完整。

　　（三）完善验收工作制度。城建档案管理部门要完善建设工程档案验收纳入建设工程竣工联合验收的工作制度，规范档案验收工作流程和要求，在工程竣工联合验收规定时限内，组织完成建设工程档案验收。要通过工程建设项目审批管理系统接收档案验收申请、出具验收合格意见。经验收不符合归档要求的，要一次性告知整改内容，整改后重新进行验收。

　　在办理工程竣工验收备案时，住房城乡建设主管部门应当查验工程档案验收合格意见。

　　三、落实建设工程档案收集、整理、移交各方责任

　　（四）明确各方责任。按照“谁形成、谁负责，谁移交、谁负责”原则，落实建设工程档案归档、移交工作职责。

　　工程建设单位对建设工程档案移交工作负总责，要将其纳入合同管理、工程监理、施工管理的各个环节，明确工程竣工图编制单位，及时将变更洽商落图。督促勘察、设计、施工、监理等单位及时完成建设工程文件资料归档工作，定期查验建设工程文件资料的归集情况。建设单位在组织建设工程竣工验收时，工程建设单位要查验建设工程档案的完整性、齐全性和真实性，对于建设工程档案不符合验收要求的，应及时整改，并将符合归档要求的建设工程档案及时移交城建档案馆（室）。

　　工程建设、勘察、设计、施工、监理等单位要对各自形成的工程文件资料收集、整理、立卷以及其真实性和完整性负主体责任。要建立健全建设工程项目档案管理制度，落实领导负责制和档案人员岗位责任制，设专人专岗专职负责建设工程档案工作。要与工程建设同步完成工程文件资料整理、归档和竣工图编制工作。勘察、设计、施工、监理等单位在工程建设单位组织工程竣工验收时，要将符合归档要求的建设工程档案交付工程建设单位。

　　（五）规范移交内容。城建档案管理部门要进一步规范建设工程档案移交内容，对于加盖电子签章、具备法律效力、符合归档要求的电子文件，可不移交相应纸质档案（竣工图除外）。对于数字化扫描形成的电子文件，实行纸质、电子双套制移交。对于工程建设项目原生电子档案、建筑信息模型（BIM）等，应一并移交。

　　（六）健全移交方式。建设工程档案移交可实行“验收+承诺”或在工程竣工验收备案前一次性移交等方式，对建设周期长或在线上归档的建设工程，可以分阶段验收，分阶段移交。

　　实行“验收+承诺”移交的建设工程档案，在档案验收合格后，要及时移交城建档案馆（室），并办理交接手续。对于建设工程竣工验收后形成的工程文件资料，实行告知承诺移交，承诺时间不超过三个月，履行承诺后，办理建设工程档案移交凭证。

　　建设工程档案移交承诺书的内容包括但不限于以下内容：档案齐全完整、与工程实际相符、扫描形成的电子文件与相应纸质文件一致、在承诺时限内完成移交等。

　　城建档案馆（室）负责将建设工程档案接收进馆的结果信息实时共享至工程建设项目审批管理系统，我部将定期公布各地建设工程档案移交进馆情况。

　　对未履行建设工程档案移交责任的工程建设单位及其直接负责的主管人员和其他相关单位及其直接责任人员，依法责令整改。拒不改正的，依法依规进行处罚、纳入失信行为记录、实施信用惩戒。

　　四、强化科技赋能

　　（七）完善数字档案管理机制。城建档案管理部门要加大推进城建档案数字化建设力度，建立和完善城建档案管理系统，实行归档全过程线上线下同步办理，建设工程文件资料可以通过城建档案管理系统随时归档。逐步实现与工程建设项目审批、建设工程全过程图纸数字化、施工文件数字化、全国自然灾害综合风险普查房屋建筑和市政设施调查以及行政执法等有关业务系统的互联互通和数据共享。加快推进存量档案数字化，探索增量档案电子化，实现城建档案资源跨部门、跨区域一体化综合高效协同应用，为智慧城市建设管理提供数据支撑。

　　（八）加强安全管理。城建档案管理部门要多措并举做好城建档案安全保密管理工作。要按照保密要求，严格管理涉密工程以及地下管线测绘数据等涉密档案。加强建设工程档案资源管理，做好档案数据容灾、异质异地多套备份和数据保全管理工作，防范因信息汇聚关联引发泄密风险。异地备份工作要充分考虑不同区域、不同省份、不同地震带等因素，确保档案数据的绝对安全、长久可用以及在应急状态时快速启用。

　　五、提高服务能力

　　（九）提高便民服务和保障能力。城建档案管理部门要完善档案利用制度建设，保障档案利用安全和通畅，探索运用数据化、网络化、智能化方式，实现档案查询利用方便快捷服务。开通服务通道，为自然灾害、工程质量安全事故处置提供24小时保障服务，做到随时提供档案查询利用。

　　（十）提高档案资源利用能力。充分挖掘档案资源价值，通过举办展览、新媒体传播、编研、影视制作等方式，展现城市历史文化和城乡建设取得的成就，增强人民群众获得感和幸福感。

　　六、加强组织保障

　　（十一）强化组织领导。各地城建档案管理部门要充分认识加强新形势下城建档案管理工作的重要性、严肃性，进一步提高政治站位，把牢政治方向，带头认真学习习近平总书记关于档案工作的重要指示批示精神，进一步落实城建档案管理工作主体责任，着力解决当前城建档案管理存在的突出问题，不断提高档案管理能力，更好发挥城建档案服务中心工作的功能和作用，助推住房城乡建设事业高质量发展。

　　（十二）强化作用发挥。各地城建档案管理部门要按照当地机构编制部门和《科学技术档案工作条例》及有关规定，结合新形势下档案管理工作特点，按照管理权限在机构设置、人员配置、工作经费等方面给予充分支持。在档案收集、保管和利用、档案人员业务培训、信息报送、档案信息化建设以及建设工程档案验收等方面，充分依靠城建档案馆（室）的专业技术力量，助力城建档案管理工作，提高城建档案管理工作质效。

　　（十三）强化队伍建设。各地城建档案管理部门要加强城建档案人才队伍建设，在专业技术人才培养和引进方面加大支持力度，要培养熟悉建设工程规划、建设、管理、档案、信息化的业务骨干，增强城建档案管理的技术力量和综合管理能力。每年组织开展城建档案业务培训，不断提高城建档案工作人员素质和业务水平。

　　（十四）强化经费保障。各地城建档案管理部门要积极争取将城建档案工作经费列入财政预算，切实保障档案馆库设施建设、信息化建设、档案保管保护、编研开发、利用服务等各方面工作需要。及时更新改造档案基础设施设备，解决馆库面积不足、年久失修、设施不全、设备老化等影响城建档案保管安全的问题，保证城建档案保管安全和质量。

　　（十五）强化宣传推广。各地城建档案管理部门要深入总结城建档案管理工作的经验和做法，在机制创新、制度保障、技术服务、信息化建设等方面，遴选可复制、可推广的经验做法和典型案例，通过政务网站、新闻媒体等载体，加强宣传和推广，营造务实、创新、进取的城建档案管理新风貌。

住房城乡建设部
2024年3月22日