公路工程档案管理基本要求及内业表格填写说明

 公路工程档案管理基本要求及内业表格填写说明

公路工程档案管理基本要求：

1、为使公路工程项目档案达到标准化、规范化，保证档案的完整性、准确性和系统性，建设单位应认真执行国家档案工作法律、法规，建立健全项目档案工作的各项规章制度和切合实际的管理体制。建设单位对项目档案工作应实行统一管理，对参建单位进行有效的监督、检查、指导，确保工程档案与项目建设同步进行。

2、项目档案工作要实行领导负责制，确定负责项目档案工作的领导和部门，做到层层负责、层层把关。形成有效的项目档案工作管理网络，确保工程档案质量。

3、各参建单位要提高对内业资料重要性的认识。配备适应工作需要的档案管理人员和相应的设备设施，所有从事公路工程档案工作的人员应懂得外业的工序，内业的报验程序，并保持相对稳定，保证内外业同步，为交工验收档案资料归档做好基础工作。

4、驻地监理工程师不仅要对监理内业负责，还应对施工单位内业的真实性、准确性负责。指挥部内业负责人对工程内业资料进行全面监督、检查、指导。

5、内业人员要认真熟悉施工规范、施工标准、设计图纸，做到执行规范，不走样，掌握标准，不出错，熟悉图纸，不漏项。

6、指挥部以及监理办、施工单位的档案室要有专用房间，资料要用专用档案柜存放，并装在统一的档案盒里，粘贴脊背标签，标签要求齐全醒目并随时更换。

7、隐蔽工程及特殊路段都要有照片，照相机可用数码相机，保存光盘，照片档案要成册管理，放在照片集内，每一张照片都要标明六要素。（时间、地点、人物、背景、摄影者、事由）

内业表格填写说明：

（一）表格制作要求

1、执行上级主管部门已下发的表格及表序。

2、指挥部确定表头后下发。页边距左为2.5 厘米,上、下、右为2厘米。

3、打印一律用激光打印机打印，不得用针式打印机和喷墨打印机打印。

    4、打印的纸张要满足A４，70木浆亮白纸。

    5、房建工程要采用建设部下发的最新表格。

（二）内业表格填写的要求：

1、必须用黑色碳素笔填写，内业表格表头“承包单位、监理单位、合同号”具体填写内容要打印。“编号”可临时用铅笔填写，归档时统一整理编制，而对于施工内业中如：土的标准击实曲线图、基坑开挖等草图不允许用铅笔画图。

2、所有签字不可代签，签名要清晰、可辩认，需要表述意见的应发表意见，不可只签名。日期必须标注清楚，不可以简写，如：2009年不能只写09年，字迹要工整，清晰明了。

3、表头填写

（1）表格中名头的填写：按初步设计批复的名称填写。

项目名称与批准的初步设计批复名称相符

（2）表格中承包及监理单位名称的填写：填写中标单位名称。

（3）表格中合同号的填写：以签定合同的合同号为准。

4、表格中编号的填写：按下列原则统一进行编号。

其顺序为:发件人号——表类表号——受件人号——序号

编号说明举例:

    ①发件人、受件人代号：承包人按其所在标段编列：如：合同段为A1、A2、A3、A4、A5……；H为驻地监理；I为总监办；Y为业主（或业主代表）。

    ②序号：按流水号编列。

    ③例如：表号： A5A11H012 意义： A5标段致驻地监理的第012号“工程报验单”（A-11表）。表号:YB08A1003 意义：业主代表批复给A1标段的第003号“索赔审批表”（B-08表）。

5、表格内工程名称的填写

分项、分部、单位工程的填写一律以部颁《公路工程质量检验评定标准》中规定的名称为准。

6、表中单位及小数位数填写

以国际单位为准，同时注意字母的大小写。小数保留位数必须符合试验规程要求。

7、施工记录填写

资料内容必须真实、准确、与施工同步，时间准确，记录数据真实，项目齐全，不允许漏记或事后补记。图样清晰、图表整洁、字迹工整、不许涂改、编造。

8、试验、检测记录填写

试验数据要依据最新的规程、规范、标准为依据进行填写。

9、施工日志、监理记录及监理月报的填写

    ① 施工日志填写：应详细写明日期、天气、工程内容、工程地点（桩号）主要人员、设备、材料投入使用情况、主要技术负责人、施工现场负责人、质量负责人、工程质量情况。

② 监理记录填写：依据中华人民共和国行业标准JTG G10-2006《公路工程施工监理规范》中要求的内容填写。包括巡视记录、旁站记录、监理日志。

监理日志填写：必须详细写明日期、天气、工程内容、工程地点（桩号）主要人员、设备、材料投入使用情况及完成情况、施工中的问题及处理经过及工程质量抽检情况。

另外巡视记录、旁站记录按《公路工程施工监理规范》要求填写。               

③监理月报填写：应详细记录⑴工程概况⑵施工单位及材料供应情况⑶工程质量⑷工程进度⑸计量支付资金使用情况（6）设计变更⑺文明施工、安全生产⑻监理工作执行情况⑼施工外部环境⑽存在问题⑿下期主要工作计划及措施。

10、内业表格的签字，盖章：

内业表格中涉及到的所有签字必须由本人手签，不得代签或漏签（特别是承包人、监理工程师，检测中心主任），签字后加盖名章（暂时先不盖章，复印后统一加盖名章）。

11、竣工成果表（工程汇总表格）可用电脑打字，但签字需要本人手签。