浅谈污水处理厂的档案管理工作

        摘要：本文结合实际工作，简单介绍清远市供排水处理中心在档案管理方面的一些做法和体会。与广大同行探讨。 

　　关键词：污水处理厂；档案；管理； 

　　中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号： 

　　清远市供排水处理中心是经清远市委、市政府［1999］24号文批准成立，该中心位于市新城16#区半环路三角公园南门内，占地面积约1.7万平方米(其中建筑占地面积 5000平方米，绿化占地面积12000平方米)，我中心现有五间污水处理厂，总处理规模为14万吨/日，分别为清新与旧城污水处理厂（4万吨/日）、新城污水处理厂（2万吨/日）、龙塘污水处理厂（4万吨/日）、源潭污水处理厂（3万吨/日）和石角污水处理厂（1万吨/日）。这些项目的建设对于改善环境，确保我市的可持续发展，对保护珠江三角洲和广州的饮用水源有着十分重要的意义。随着城市的建设和发展，污水排放管网不断增加和扩大，清远市供排水处理中心在污水处理事业的发展中形成了大量有价值的档案资料，如何才能将这些档案资料管好、用好，使之更好地服务于生产建设，是档案管理工作者应共同探讨的课题。在这里，谈谈我中心在档案管理工作中的一些做法和体会，与大家商讨。 

　　1、机构健全，是做好档案管理工作的基础 

　　随着清远市城市建设和人民物质生活水平的不断提高，城市污水处理既是城市发展的基础设施，又是城市现代化建设不可缺少的组成部分，是影响城市面貌的整体形象、危机城市居民的身体健康的大事。因此，认真合理地抓好城市污水处理档案管理，对城市的建设和人类的环境保护是十分有益的，也能适应新时期污水处理工作的需要。首要的是领导十分重视档案管理工作，认真抓好机构建设。自成立综合档案室以来，建立了以综合档案室为中心，由分管领导和兼职档案员组成的档案管理体系。综合档案室承担档案工作的规划、组织、协调、管理，使档案管理工作开始向科学化、标准化、规范化和管理现代化的方向发展。为保证档案管理工作资金的需求把档案工作列入了年度财务计划，纳入了发展的总体规划，这样一来既保证了档案管理工作的发展，又为做好污水处理事业的档案收集整理工作打下坚实的基础。 

　　2、档案管理工作 

　　我中心为确保档案管理的质量，更好地为生产经营和设备管理各项工作服务，制定了有关档案管理制度，抓好档案材料的收集、整理、归档等环节的工作。 

　　2．1档案资料的收集 

　　参与了对各部门档案的培训整理工作。全面收集文件材料，凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的文件材料均列入收集范围。参考国档发[1987]27号文《机关文件材料归档和不归档的范围》，结合我中心工作实际，收集范围分为三类： 

　　1）上级机关的文件材料 

　　包括上级机关召开的需贯彻执行的会议的主要文件，印发属于本单位主管业务或需要贯彻执行的各类文件材料； 

　　2）本单位的文件材料 

　　本单位的文件材料主要包括：A、本单位召开的各种综合性会议材料，工作计划、总结、大事记、简介，和人事调动，职称评定、工资变动、退休等形成的材料；B、本单位所有红头文件的正稿、底稿、重要文件的修改稿和请示与上级的批复；C、建筑工程签订的各种合同、协议书、移交清单等；D、年度统计报表，包括会计年报表、劳资年报表、业务统计年报表等。以新城污水处理厂为例简要介绍档案资料的收集。 

　　新城污水处理厂从开工到投产运行，形成了申请书、协议合同书，设计任务书、可行性研究报告、利用外资贷款担保书、工程图纸等大量的文件材料，这些文件的收集，采用跟踪上门的方法，凡上级来文都一律先进行登记，再传阅，保证了档案人员可按登记序号进行收集整理。如果发现有部分缺页的文件、图纸，马上进行查找，确保资料的完整性。另外，为使图纸尽量成套、成卷，我们通过两种渠道加以收集。一是上门索取，对尚存图纸资料的单位或个人，将图纸收回上交档案室。例如，在竣工验收中，有些工程只报送了施工图，而竣工图与设计变更图没有报送，对此，及时查找，使竣工图与变更图均补收齐全。二是走访与建设单位有关的关系单位。了解文件的形成过程，哪些部门形成了哪些文件，就与哪个部门进行联系索取，确保污水处理工程档案的完整性。 

　　严把文件的归档关。污水工程档案是城市环境保护的重要依据，归档材料必须准确无误，对归档的档案资料进行系统的鉴定，保证档案材料的真实性和准确性。 

　　3）同级单位的文件材料 

　　同级单位颁发的非本机关主管业务，但需要执行的文件材料或同级单位与本单位联系、协商工作的重要往来文书。 

　　2．2档案资料的整理 

　　1）在接收前，对各部门的档案进行检查，对不符合要求的，按《档号编制规则》帮助进行整理。 

　　2）负责资料的管理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，并严格地按档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。 

　　3）结合本单位实际情况建立健全的资料接收、整理与管理体系。新城污水处理厂和污水提升泵房已建成并且正常运营，所有从筹建开始的原始资料都已整理成册后归档，清新至旧城污水处理厂与沿江路到旧城污水处理厂污水主干管的原始资料收集归档并移交给环保局。随着龙塘、源潭、石角污水处理厂前期的筹建工作开始了，要对所有的立项、申批和资金申请的原始资料进行收集，确保资料的真实性和完整性。 

　　2．3档案资料检查利用 

　　认真做好查（借）阅登记工作，按要求按项目一一填写清楚，便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。 

　　2．4档案资料保管保护 

　　负责对档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料室内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。 

　　2．5档案资料的统计 

　　负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。 

　　3、科学编目，是档案查找利用的关键 

　　按照档案管理规范化、科学化有关规定，对档案进行整理和科学编目。污水处理厂机械设备主要是从国外引进的，整理时需要翻译文字说明等资料。 （1）根据现状和利用者的情况，将英、汉两部分材料分别存档。 （2）档案人员主动同设备管理人员协商，统一排序，统一规格，统一编号，统一卷内目录，有效地维护了档案统一性。 （3）经过几年的运转情况证明了科学编目的重要性。有的机构设备经常发生事故，技术人员根据设备运转的实际情况，方便地借阅设备技术档案，及时排除故障，保证设备正常运转。 

　　4、开发档案信息资源，是提高档案管理水平的标志 

　　深入开发档案信息资源，是搞好档案工作的出发点和立足点。根据污水处理档案的特点，采用计算机管理档案，做好软件开发工作，提高档案的质量和管理水平。首先根据档案部门提出的具体内容与计算机编程人员规划出整个软件的基本流程，目前，此项工作已经完成。据统计，自建档案室以来，档案室对外提供利用720余次，档案信息的开发基本满足了各项工作的需要，促进了事业单位管理、技术进步，为提高效益发挥了较大的作用。其次，污水处理厂工程档案在改善污水管道、设计排水总体规划、截污方案等工作中，为领导决策和利用者提供了有效的数据，产生了一定的社会效益。 

　　参考文献： 

　　[1]薛四新，杨艳，黄有勋，现代档案管理基础，机械工业出版社，2007（1）版。 

　　[3] 陈峰.关于污水厂运行资料档案管理标准化的探讨[J]. 黑龙江史志. 2009(02)。